Als werkgever betaal je mensen voor hun tijd, maar levert die tijd ook productiviteit? Als je dat gaat afpellen zie je dat bij een gemiddeld bedrijf maar de helft van de tijd die je inkoopt effectief wordt gebruikt. De belangrijkste verliesposten zijn:
- Ziekteverzuim
- Verloop, inwerken en opleiding
- Gebrek aan motivatie
- Slecht management of pestgedrag
- Niet-effectieve interne processen
Hieronder vind je eerst de impact van elke oorzaak, vervolgens gaan we in op hoe je dit kunt verbeteren.
Hoe groot is het productiviteitsverlies?
Voor elke oorzaak hebben we gekeken naar concrete meetwaarden of wetenschappelijke onderzoeken. Hiermee komen we in totaal op circa 48% productiviteitsverlies bij een gemiddeld bedrijf.
Ziekteverzuim: bij elkaar 7%
Gemiddeld zijn in Nederland medewerkers 5% van hun werktijd ziek. Dat is een mix van kort- en lang verzuim. Kort verzuim vanwege een kater, griepje, mantelzorg of ‘gewoon geen zin’. Lang verzuim door ongelukken, ernstige ziektes maar ook door burn-out of een arbeidsconflict. Niet alle verzuim is te voorkomen, zelfs bij een jonge, gemotiveerde werknemersgroep heb je nog snel 2%. Maar van wat daarboven ligt speelt de werkgever een belangrijke rol, in er boven op zitten of in reïntegratie.
Naast afwezigheid door ziekte (absenteïsme) zijn er ook medewerkers die licht ziek naar het werk komen en daardoor minder productief zijn (presenteïsme). Onderzoek van de Universiteit Utrecht uit 2019 geeft een gemiddelde van 19 dagen ‘ziek op het werk’, met een geschat productiviteitsverlies van 23%, wat neerkomt op 2% exra verlies per jaar.
Verloop, inwerken en skills mismatch: 8%
Bij een gemiddeld bedrijf vertrekt elk jaar zo’n 10% van de medewerkers. Al voor de aankondiging van hun vertrek vermindert de productiviteit van die medewerkers, want ze zijn druk bezig met solliciteren. Na de aankondiging neemt die productiviteit nog verder af.
Als werkgever ga je dan werven, maar als je iemand hebt aangenomen is de opzeggende medewerker vaak al weg. Je hebt dan gemiddeld twee maanden een gat en dan moet je een startende medewerker nog productief en geïntegreerd krijgen. Daar zit dus een gat, terwijl de meeste kosten wel doorlopen, en het kost jou en de collega’s extra tijd.
Bij elkaar is dit zo’n 0,4 fte, dat op 10% van de medewerkers, dus 4% extra inproductiviteit. Daarnaast is volgens het PIAAC onderzoek uit 2022 zo’n 12% van de werkenden onvoldoende geschoold voor diens taken. Uitgaande van een kwart minder productiviteit voor die groep kom je uit op nog eens 3% verlies door skills mismatch. En aan opleiding wordt volgens het CBS gemiddeld 1% van de werktijd besteed.
Gebrek aan betrokkenheid en motivatie: 10%
Betrokkenheid bij het werk en de werkgever is een langetermijn factor, die op korte termijn leidt tot motivatie. Betrokkenheid uit zich in interesse, meedenken, de bereidheid om een stapje extra te doen, positief spreken over de organisatie. Betrokkenheid ontstaat door medewerkers letterlijk ’te betrekken’, maar motivatie kan ook versterkt worden door ze op de juiste manier te belonen.
Adviesbureau Gallup doet jaarlijks een groot onderzoek naar betrokkenheid en motivatie. Alhoewel zij dit iets anders meten, komen ze voor Nederland uit op slechts 14% ‘engaged’ medewerkers, en eenzelfde percentage die ‘actively disengaged’ zijn. Dus betrokken medewerkers versus medewerkers die afgehaakt zijn. Het productiviteitsverschil tussen die twee groepen schatten ze in op 15-20%. Als je de ‘neutrale’ medewerkers naar ‘engaged’ krijgt en de afgehaakte medewerkers naar neutraal, zou dit een productiviteitswinst opleveren van 10%.
Slecht management of pestgedrag: 15%
Slecht management kan zijn het over- of onderbelasten van medewerkers, geen duidelijke opdrachten geven, medewerkers onvoldoende vrijheid, middelen of verantwoordelijkheid geven bij hun werk, medewerkers tegen elkaar uitspelen of onduidelijke situaties op z’n beloop laten. Al die factoren hebben invloed op de productiviteit van medewerkers en hoewel het per manager zal verschillen, levert dit z’n 10 tot 15% productiviteitsverlies op.
Daarnaast speelt de organisatiecultuur een rol. Is deze opbouwend en stimuleert ‘ie medewerkers om pro-actief te handelen, of is deze defensief, gericht op het aantonen van fouten en daarmee zo min mogelijk te delen? Onderzoek van het CNV geeft gaan dat 27% van de medewerkers in Nederland te maken heeft met treiteren, roddelen of uitlachen. Afgezien van een gemiddeld twee keer zo hoog verzuim en een hoger verloop heeft dit ook een direct effect op de productiviteit van die medewerkers, wat mogelijk ook zo’n 5% scheelt.
Niet-efficiënte interne processen: 20%
Hier zit een verschil tussen kleine en grote organisaties. Kleine organisaties hebben minder mogelijkheid voor optimalisatie: als een hovenier na 6 uur werk in een park klaar is, en een ander project ligt een uur verderop, dan ga je ‘m niet snel voor een laatste uurtje werk daarheen sturen. Doe je het onderhoud van vijf parken in een stad, dan kan dat gemakkelijker. Grotere organisaties kunnen beter optimaliseren omdat ze meer uitwisselbare mensen en productiemiddelen hebben.
Grote organisaties hebben echter ook een nadeel. McKinsey noemt dit “Organizational drag” en grote organisaties verliezen volgens hen 20%–30% van hun productieve capaciteit aan bureaucratie, afstemming en interne coördinatie.
Abililty – Motivation – Opportunity
Voor de experts tussen de lezers: de bovenstaande indeling sluit aan bij het Ability – Motivation – Opportunity framework (AMO) dat vaak wordt gebruikt. Verloop, skills en opleiding horen bij ability: je moet medewerkers hebben die capabel zijn om het werk te doen. Die moeten natuurlijk gemotiveerd zijn (motivation), en de mogelijkheid hebben (opportunity) om die kunde en motivatie om te zetten in productiviteit. En bij dat laatste speelt management en organisatie een grote rol.
De optelling klopt niet – en toch wel
Als je de percentages uit de kopjes hierboven optelt, dan kom je op 60% verlies uit. Dat is niet helemaal correct. Je moet steeds het productiviteitsverlies aftrekken van wat je overhoudt. Dus als ziekte voor 7% verlies zorgt, moet je de volgende 8% afhalen van de 93% die resteert. Dus dat wordt dan net iets minder. Op deze manier houd je 52% over met deze getallen, dus 48% verlies in totaal.
Hoe verhoog je productiviteit op het werk?
De traditionele weg is om productiviteit te verhogen door investeringen in machines, automatisering, innovatie of nu wellicht door de gerichte inzet van AI. Dit kan allemaal werken, maar laat onverlet dat medewerkers nog steeds substantieel minder presteren dan zet kunnen. En dan moet je dus gaan kijken naar het terugdringen van bovenstaande oorzaken van productiviteitsverlies.
Hierin zitten directe en indirecte effecten. Een betere managementstijl leidt direct tot meer productiviteit, maar indirect ook tot minder verloop en kort verzuim. Opleiding leidt tot meer capabele medewerkers, maar wellicht ook tot meer gemotiveerde medewerkers.
Alhoewel het heel basic klinkt, ligt de sleutel toch bij de intermenselijke vaardigheden van de managers:
- Duidelijkheid: wees expliciet in je doelstellingen, opdrachten, de ruimte die mensen krijgen en hun verantwoordelijkheden. Vaak worden dingen ‘in het midden’ gelaten en juist dat geeft verwarring. Ook als manager hoef je niet alles te weten, maar geef dan aan dat medewerkers dit samen mogen uitzoeken.
- Voorbeeldgedrag: als je zelf niet je duidelijke kaderzetting volgt, geeft dat verwarring. Een waardenprogramma zonder voorbeeldgedrag van het hoogste management is daarmee kansloos. En als management mensen niet aanspreekt op wat fout gaat, gaan meer mensen die fouten maken.
- Aandacht geven aan medewerkers: met name nieuwe medewerkers kunnen zich verloren voelen in de organisatie, en als de organisatie inspeelt op wat zij belangrijk vinden, ontstaat ook gevoelsmatig een verplichting om iets terug te doen.
- Luisteren naar de medewerkers: met name waar het gaat om inefficiency in processen zijn zij de belangrijkste bron van informatie hoe het beter kan: alhoewel dat ook kan leiden tot kritiek op jou, dus daar moet je wel voor open staan.
Maak medewerkers mede-ondernemers
Financiële medewerkersparticipatie, oftewel werknemers laten meedelen in het financiële resultaat van het bedrijf, kan een groot effect hebben op zowel motivatie, verloop en het beter inrichten van je processen. Zelfs pestgedrag kan verminderen als medewerkers zich beseffen dat dat niet leidt tot hogere bedrijfsopbrengsten.
Medewerkersparticipatie helpt met directe financiële motivatie, maar geeft vooral een natuurlijke wisselwerking om medewerkers te betrekken. En als medewerkers zich betrokken voelen, zullen ze ook eerder feedback geven die essentieel is voor het verbeteren van je bedrijfsprocessen. Vrijwel alle wetenschappelijke onderzoek geeft aan dat de combinatie van ‘betrekken’ en ‘belonen’ de beste resultaten geeft. Daarom raden wij ook aan om een regeling door middel van een workshop goed te introduceren.
En heel concreet, korte termijn: recent onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen toont dat door het invoeren van een participatieregeling verloop met 40% kan afnemen. Het afscheid nemen van en het aannemen van een nieuwe medewerkers kost snel 30.000 tot 50.000 euro aan kosten en gemiste marge, dus voor een bedrijf van 20 medewerkers scheelt dit zo tienduizenden euro’s op jaarbasis.
Wil je meer weten over de business case voor medewerkersparticipatie? Neem dan contact op.