Iedere BV of NV in Nederland moet een aandeelhoudersregister bijhouden. Hierin houd je per genummerd aandeel bij wie de eigenaar is en wat de mutaties zijn. Ook als je er voor kiest om certificaten van aandelen uit te geven, of gebruik te maken van winstdelen (aandelen zonder zeggenschap die je zonder notaris kunt uitgeven) dan moet je daarvoor een register bijhouden.
We hebben daarom een aantal veel gestelde vragen op een rij gezet:
Hoe houd je een aandeelhoudersregister bij?
Het bestuur van een BV of NV is verantwoordelijke voor het bijhouden van het aandeelhoudersregister. Dit kan op papier, veel notarissen geven bij oprichting van een BV een boekwerkje hiervoor mee. Maar het kan ook electronisch in een Excel sheet of webapplicatie. Zorg wel dat alle wijzigingen goed traceerbaar zijn.
Wanneer is een aandeelhoudersregister nodig?
Elke BV of NV heeft een aandeelhoudersregister nodig, maar bij slechts enkele aandeelhouders is dit minder relevant. Met de oprichtingsakte en latere notariele aktes met aandelenoverdrachten heb je ook een goede onderbouwing. Als je niet alleen aandelen, maar ook certificaten van aandelen of winstdelen bij wilt houden, dan is een aparte registratie nodig, op papier of electronisch.
Wat zijn tools voor aandeelhoudersregisters?
In Nederland zijn er diverse aanbieders van tools, zoals SDU, WeVestr of diverse notarissen. Ook sharefunding platformen bieden hun eigen tools, en ook voor winstdelen kunnen via een tool worden bijgehouden.
Is een aandeelhoudersregister verplicht?
Ja, elke BV, ook al heeft deze slechts één aandeelhouder, is verplicht om een aandeelhoudersregister te hebben. In de statuten van de BV staat welke gegevens hierin moeten worden bijgehouden. Het register kan een eenvoudige tabel zijn welke partij welke aandelen in bezit heeft, ondertekend door de bestuurder.
Wat als ik mijn aandeelhoudersregister kwijt ben?
Veel notarissen vragen naar het aandeelhoudersregister als er een wijziging moet plaatsvinden in de aandeelhoudersstructuur, of als de statuten gewijzigd moeten worden. Het makkelijkst is als je dan het register hebt dat je ooit bij oprichting van de BV hebt gekregen. Heb je dat niet meer? Maak dan zelf een tabel waaruit blijkt wie welke aandelen bezit en onderteken dat met de bestuurders van de BV.
Waar kan ik mijn aandeelhoudersregister opvragen?
Je kunt het register meestal opvragen bij de notaris waar je je BV hebt opgericht, of bij de notaris die de laatste uitgifte of overdracht heeft gedaan. Sommige notarissen vragen je om het register zodat zij het voor je kunnen bijwerken. Het is echter een verantwoordelijkheid van het bestuur om dit te doen.
Is er ook een certificaathoudersregister?
Ja, als je certificaten uitgeeft, dan moet je daarvan ook een register bijhouden. Aangezien certificaten niet wettelijk zijn geregeld (alhoewel de belastingwetgeving er wel naar refereert) is het register vormvrij en kan ook elektronisch bijgehouden worden.