Iedere BV of NV in Nederland moet een aandeelhoudersregister bijhouden. Hierin houd je per genummerd aandeel bij wie de eigenaar is en wat de mutaties zijn. Ook als je er voor kiest om certificaten van aandelen uit te geven, of gebruik te maken van winstdelen (aandelen zonder zeggenschap die je zonder notaris kunt uitgeven) dan moet je daarvoor een register bijhouden.
We hebben daarom een aantal veel gestelde vragen op een rij gezet:
Hoe houd je een aandeelhoudersregister bij?
Het bestuur van een BV of NV is verantwoordelijke voor het bijhouden van het aandeelhoudersregister. Dit kan op papier, veel notarissen geven bij oprichting van een BV een boekwerkje hiervoor mee. Maar het kan ook electronisch in een Excel sheet of webapplicatie. Zorg wel dat alle wijzigingen goed traceerbaar zijn.
Wanneer is een aandeelhoudersregister nodig?
Elke BV of NV heeft een aandeelhoudersregister nodig, maar bij slechts enkele aandeelhouders is dit minder relevant. Met de oprichtingsakte en latere notariele aktes met aandelenoverdrachten heb je ook een goede onderbouwing. Als je niet alleen aandelen, maar ook certificaten van aandelen of winstdelen bij wilt houden, dan is een aparte registratie nodig, op papier of electronisch.
Wat zijn tools voor aandeelhoudersregisters?
In Nederland zijn er diverse aanbieders van tools, zoals SDU, WeVestr of diverse notarissen. Ook sharefunding platformen bieden hun eigen tools, en ook voor winstdelen kunnen via een tool worden bijgehouden.
Is een aandeelhoudersregister verplicht?
Ja, elke BV, ook al heeft deze slechts één aandeelhouder, is verplicht om een aandeelhoudersregister te hebben. In de statuten van de BV staat welke gegevens hierin moeten worden bijgehouden. Het register kan een eenvoudige tabel zijn welke partij welke aandelen in bezit heeft, ondertekend door de bestuurder.
Wat als ik mijn aandeelhoudersregister kwijt ben?
Veel notarissen vragen naar het aandeelhoudersregister als er een wijziging moet plaatsvinden in de aandeelhoudersstructuur, of als de statuten gewijzigd moeten worden. Het makkelijkst is als je dan het register hebt dat je ooit bij oprichting van de BV hebt gekregen. Heb je dat niet meer? Maak dan zelf een tabel waaruit blijkt wie welke aandelen bezit en onderteken dat met de bestuurders van de BV.
Waar kan ik mijn aandeelhoudersregister opvragen?
Je kunt het register meestal opvragen bij de notaris waar je je BV hebt opgericht, of bij de notaris die de laatste uitgifte of overdracht heeft gedaan. Sommige notarissen vragen je om het register zodat zij het voor je kunnen bijwerken. Het is echter een verantwoordelijkheid van het bestuur om dit te doen.
Is er ook een certificaathoudersregister?
Ja, als je certificaten uitgeeft, dan moet je daarvan ook een register bijhouden. Aangezien certificaten niet wettelijk zijn geregeld (alhoewel de belastingwetgeving er wel naar refereert) is het register vormvrij en kan ook elektronisch bijgehouden worden.
Wat is een aandeelhoudersregister en waarom is het belangrijk?
Een aandeelhoudersregister is een officieel document waarin de namen, adressen, en het aantal aandelen van alle aandeelhouders van een bedrijf worden bijgehouden. Het is belangrijk omdat het wettelijk verplicht is voor alle besloten vennootschappen (BV’s) in Nederland. Dit register helpt bij het vaststellen van eigendomsrechten, het organiseren van aandeelhoudersvergaderingen en het bijhouden van wijzigingen in het eigendom van aandelen.
Hoe kan ik een aandeelhoudersregister bijhouden voor mijn BV?
Het bijhouden van een aandeelhoudersregister kan handmatig worden gedaan, bijvoorbeeld via een Excel-bestand, of digitaal met behulp van speciale software. Belangrijk is dat het register altijd actueel is en voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek. Het register moet informatie bevatten zoals de namen van de aandeelhouders, adresgegevens, het aantal gehouden aandelen en de datum van verwerving of overdracht van de aandelen.
Wat zijn de wettelijke vereisten voor een aandeelhoudersregister in Nederland?
Volgens de Nederlandse wet moeten alle besloten vennootschappen (BV’s) een aandeelhoudersregister bijhouden. Dit register moet de naam en het adres van iedere aandeelhouder bevatten, samen met het aantal aandelen dat elke aandeelhouder bezit en de datum waarop deze aandelen zijn verkregen. Wijzigingen in het aandeelhouderschap moeten ook direct worden bijgewerkt. Het niet bijhouden van een correct en up-to-date aandeelhoudersregister kan leiden tot juridische problemen en boetes.
Wat is het verschil tussen een aandeelhoudersregister en een aandelenregister?
Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, verwijst een aandeelhoudersregister specifiek naar een document waarin de aandeelhouders van een bedrijf worden geregistreerd, inclusief hun gegevens en het aantal gehouden aandelen. Een aandelenregister, aan de andere kant, kan ook informatie bevatten over de soorten aandelen die zijn uitgegeven, zoals preferente of gewone aandelen, en de uitgifteprijzen. Beide registers zijn belangrijk voor het juridische beheer en de transparantie van een bedrijf.
Hoe kan ik een aandeelhoudersregister digitaal beheren?
Een aandeelhoudersregister kan digitaal worden beheerd met behulp van gespecialiseerde softwaretools die ontworpen zijn voor juridisch en financieel beheer. Deze tools bieden vaak functies zoals automatische updates van gegevens, meldingen voor belangrijke data, beveiligde cloudopslag, en gemakkelijk toegankelijke rapporten. Het gebruik van digitale oplossingen helpt bedrijven om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en vereenvoudigt het beheer van het aandeelhouderschap.